Poznaj nowe funkcje: eksport timesheetu do xls, tagi do rozmów w VOIP, wybór klienta głównego przy łączeniu klientów

W ostatnim czasie pojawiły się w Sugesterze minimum 2 nowe funkcje, o które nie raz nas pytaliście - eksport danych z timesheetu do pliku xls oraz tagi do rozmów w VOIP. Oczywiście jest też kilka innych fajnych funkcji, kilka zmian już istniejących opcji, o których warto wiedzieć. Zapraszamy do lektury!

1. Eksport danych z timesheetu do xls

Nowa funkcja przyda Ci się szczególnie, jeśli np generujesz swojemu klientowi kosztorys lub raport z wykonanych zadań zawsze na koniec miesiąca. Od teraz będzie Ci łatwiej przedstawić taki raport komuś, kto nie jest użytkownikiem Sugestera. Wystarczy, że w timesheecie wybierzesz zakres czasu oraz klienta lub projekt, dla którego raport chcesz wykonać. System pokaże Ci tabelę z danymi spełniającymi te warunki, a Ty jednym kliknięciem, przy pomocy przycisku Pobierz xls, przeniesiesz je do pliku, który potem prześlesz klientowi.

Jeśli chcesz przeczytać więcej na temat nowych możliwości tego raportu, zajrzyj do artykułu Eksport timesheetu do .xls


 

2. Możliwość tagowania rozmów w VOIP

Aby skutecznie wykorzystywać informacje zawarte w notatkach z rozmów w zakładce VOIP, dobrym sposobem będzie ich tagowanie. Wystarczy, że odpowiednim słowem uzupełnisz nowe pole Tagi, jakie pojawiło się w notatce, którą sporządzasz podczas lub zaraz po rozmowie z klientem. Tagowanie rozmów to nic innego jak dodawanie do notatki znacznika/tagu, który jednym słowem scharakteryzuje temat rozmowy - pytanie o ofertę, prośbę o prezentację czy zgłoszenie błędu. Późniejsze przeglądanie takich otagowanych rozmów jest dużo szybsze, łatwiej jest też zorientować się z czym najczęściej dzwonią Twoi klienci. Być może będzie to dobry sposób, by uzupełnić Twoją bazę wiedzy o nowe informacje lub zastanowić się nad jej aktywowaniem, jeśli jeszcze jej nie masz:)

Zobacz jak możesz zacząć tagować rozmowy i zajrzyj do artykułu Dodawanie tagu do rozmowy VOIP.

3. Wybór klienta głównego przy łączeniu klientów

Od dawna w Sugesterze jest możliwość łączenia klientów. Taka opcja przydaje się, jeśli masz np w bazie dwa rekordy do tego samego klienta, bo jeden konsultant zapisał pełną nazwę firmy, a drugi - skróconą lub zamiast nazwy wpisał po prostu nazwisko właściciela. Aby baza była aktualna i pozbawiona zdublowanych rekordów, z pomocą przychodzi właśnie funkcja Połącz, którą zobaczysz, zaznaczając na liście klientów kilka pozycji jednocześnie. Ostatnio uzupełniliśmy ją o dodatkowe możliwości - od teraz przy łączeniu klientów możesz wybrać, który rekord jest głównym klientem. Dzięki temu dane wpisane w tym kliencie nie będą nadpisane, a jedynie uzupełnione o informacje zawarte w pozostałych rekordach jakie łączysz z tym klientem.

Wszystko na temat łączenia klientów przeczytasz w artykule Łączenie klientów

4. Dodatkowe założenia przy zmianie nazwy/prefiksu konta

Przede wszystkim chodzi o to, że od teraz po zmianie nazwy konta w Sugesterze automatycznie będzie się też zmieniał prefiks w domenie skrzynki systemowej helpdesk@ oraz adresy wszystkich skrzynek mailowych, które należały do starej domeny i zostały przeniesione do nowej. Takie zmiany wpłyną też na dotychczasowe adresy przekierowań, więc trzeba będzie po zmianie nazwy konta w Sugesterze, skopiować nowy adres przekierowania, jaki znajdziesz w edycji skrzynki email w Konfiguracji poczty w Sugesterze i wkleić go na swoim serwerze pocztowym (czyli jeśli masz pocztę na gmailu to w Ustawieniach gmaila) w polu przeznaczonym do uzupełnienia adresu przekierowania. Jest to operacja jednorazowa, ale niezbędna - po zmianie prefiksu konta - by poczta działała poprawnie. Oczywiście to informacja tylko dla tych, którzy korzystają z przekierowania poczty u nas.

Bardziej szczegółowe informacje dotyczące tej opcji znajdziesz w artykule Zmiana nazwy/prefiksu konta.
 

5. Przywrócenie priorytetów w postach w bazie wiedzy

Przywróciliśmy właśnie możliwość nadawania priorytetów we wpisach do bazy wiedzy. Od teraz, dodając nowy wpis w bazie wiedzy, możesz wybrać czy kolejność w jakiej posty mają się wyświetlać jest zależna od daty dodania czy może od priorytetu. Jeśli wybierzesz, by wpisy pojawiały się w kolejności Po priorytecie, pamiętaj, że każdy nowy post domyślnie ma najwyższy priorytet. Możesz to jednak zawsze szybko zmienić, wpisując w polu Priorytet w formatce tworzenia postu odpowiednią wartość. Jeśli chcesz, by post pojawił się na samym dole listy, po prostu sprawdź priorytet aktualnie ostatniego wpisu na liście i nowemu artykułowi nadaj priorytet o stopień niżej. Dzięki temu budując nowe treści w bazie wiedzy, sam decydujesz, które dla Twoich klientów będą najważniejsze i powinny się znaleźć na górze listy, a które mogą zostać przesunięte na dalszy plan.
Zasada nadawania i wyświetlania postów po priorytecie obowiązuje również w przypadku forum. Tutaj też jeśli zaznaczysz w Konfiguracji forum, by posty wyświetlały się Po priorytecie, a klient doda właśnie post, to nie dość, że pojawi się on na górze listy wszystkich postów, to w inboxie pojawi się z "czerwoną gwiazdką" w myśl zasady, że przy takiej konfiguracji nowy wpis dostaje domyślnie najwyższy priorytet.

Wszystko na temat ustawień kolejności wyświetleń postów przeczytasz w artykule Kolejność wyświetlania postów.

6. Automatyczne tworzenie klienta po wysłaniu maila za pomocą opcji Wielu odbiorców

Oczywiście taka funkcja już od dawna u nas istnieje. Dodaliśmy jednak komunikat, który mówi o tym, że za każdym razem jeśli wysyłasz maila za pomocą tej funkcji, w systemie tworzy się nowy klient o ile odbiorca, do którego ślesz wiadomość nie figuruje jeszcze u Ciebie w bazie. Klient stworzy się nawet wtedy gdy nie masz w Konfiguracji Helpdesku zaznaczonego checkboxa Automatycznie twórz klientów po wysłaniu maila. Dzieje się tak dlatego, że opcja "Wielu odbiorców" działa jak mass mailing, a tu Sugester zawsze z kontaktu tworzy nowego klienta jeśli tego nie ma jeszcze w bazie.

Więcej we wpisie Automatyczne tworzenie klienta przy wysyłce wiadomości email za pomocą funkcji "Wielu odbiorców".