Komunikacja w zespole za pomocą zadań

Alternatywą dla komunikacji mailowej czy telefonicznej w zespole jest w Sugesterze komunikacja poprzez zadania.
Każde stworzone w systemie zadanie ma na celu realizację jakiegoś przedsięwzięcia. Czasem są to zadania niewymagające zaangażowania innych użytkowników oprócz samego twórcy zadania. Zdarza się jednak - szczególnie przy prowadzeniu projektów, rozwiązywaniu błędów czy ustalaniu strategii działania - że w komunikację zaangażowanych jest kilka osób. Idealnym miejscem na pozostawienie przez nich komentarzy, pomysłów czy rozwiązań jest przestrzeń, jaką daje Sugester w zadaniach.
 

Jak wysyłać odpowiedzi w zadaniu?

Każdy z użytkowników, który otrzyma zadanie od innego członka zespołu, może napisać odpowiedź do twórcy z prośbą o doprecyzowanie tematu, podanie dodatkowych informacji czy przedyskutowanie problemu. Wystarczy, że w zadaniu, które jest do niego przypisane, kliknie przycisk "Odpowiedz", napisze komentarz  i kliknie "Odpowiedz". Wiadomość powędruje do osoby, która pierwotnie stworzyła zadanie. W każdej chwili można też dołączyć do komunikacji kolejnego użytkownika. Wystarczy "przepiąć" zadanie do pracownika wybranego z listy z belki nad zadaniem.

 

Jeśli z góry wiemy, że nad zadaniem będzie pracować kilka osób, możemy je od razu przypisać do grupy.

Jakie korzyści płyną dla zespołu z komunikacji poprzez zadania:

• komunikacja jest usystematyzowana, widać dokładnie jaki użytkownik zostawił komentarz i kiedy
• dzięki strukturze zadań dokładnie widać kto jest odpowiedzialny za zadanie, kiedy ma zostać wykonane, jaki jest jego priorytet, dla jakiego klienta lub/i projektu jest realizowane
• zadanie realizowane dla klienta jest od razu automatycznie podpięte na karcie tego klienta. Dzięki temu łatwiej przekazać klientowi informacje na jakim etapie jest jego realizacja, użytkownicy zaangażowani w rozwiązanie zadania mają pod ręką najważniejsze dane
• dodawanie komentarzy w zadaniach jest bardzo szybkie, wystarczy kliknąć "Odpowiedz". Dzięki temu doprecyzowanie szczegółów zajmuje dużo mniej czasu niż ustalanie ich przez tel czy mail
• komunikacja poprzez zadania minimalizuje ryzyko opóźnienia realizacji zadania, braku niezbędnych informacji do rozwiązania czy nieporozumień komunikacyjnych jakie często towarzyszą komunikacji np przez telefon lub na czacie
• wszyscy użytkownicy zaangażowani w rozwiązanie zadania mają niezbędne informacje pod ręką
• nie trzeba przeszukiwać wielowątkowych maili, by znaleźć jakie były ustalenia
• większa wydajność użytkowników - przedstawione jasno informacje w jednym miejscu znacznie skracają czas reakcji
• dodawanie zrzutów i załaczników ułatwia zrozumienie celu i etapów realizacji zadania
• aktywności systemowe dotyczące zadania pokazują historię komunikacji w obrębie zadania i działania wykonane na zadaniu tj. kiedy użytkownik podejrzał zadanie, kiedy na nie odpisał, kiedy zmienił przypisaną osobę, kiedy podpiął klienta lub projekt pod to zadanie, kiedy i przez kogo został zmieniony status czy priorytet
• możliwość rejestracji czasu pracy nad zadaniem ułatwia w przyszłości planowanie realizacji podobnych zadań