Inbox/ Zgłoszenia - maile i zadania przychodzące

Utworzono: 2020-09-10
Ostatnia aktualizacja: 2021-05-19
Liczba odwiedzin posta: 656

W tym artykule można znaleźć opis modułu Inbox/ Zgłoszenia i możliwości systemu podczas wykonywania codziennych czynności.  Inbox/ Zgłoszenia to najczęściej odwiedzane miejsce w całym systemie. Tutaj użytkownik przegląda swoją korespondencję, wysyła maila, tworzy zadania. Zapoznając się z treścią artykułu można dowiedzieć się:

  • z jakich elementów składa się Inbox/ Zgłoszenia i co oznaczają poszczególne elementy
  • jakie czynności można wykonać w tej części systemu
 
Aby użytkownicy mogli obsługiwać swoją pocztę w Sugesterze, administrator konta przekierowuje pocztę z istniejącego adresu oraz konfiguruje wysyłkę przez SMTP

Pracując w tej zakładce możemy również wykonywać masowe działania na postach np. przypisywać wiele wiadomości do jednego klienta, lub przypisywać osobę odpowiedzialną za kontakt z danym klientem. Możemy wykonywać wiele czynności, które opisaliśmy w innych wpisach.

 

Oznaczenia menu bocznego


Inbox

W Inbox-ie mamy dwa typy informacji. Są to maile i zadania, które możemy przeglądać łącznie na jednej liście lub rozdzielić widok na listę maili lub listę zadań. Widok Inboxu stworzyliśmy tak aby pomagał w codziennej pracy poszczególnego użytkownika. To tutaj widzimy, że przyszły do nas maile lub otrzymaliśmy zadanie do wykonania.

W stronie Inbox widzimy wszystkie "nie zamknięte" zadania i maile które są do nas przypisane, ale nie tylko. Jeśli należymy do grupy użytkowników która współdzieli obowiązki to widzimy wszystkie maile i zadania przypisane do tej grupy.

Na stronie Inbox widzimy więc wszystko co wymaga od nas jakiejś reakcji: nieprzeczytane maile, wiadomości otwarte i zadania do wykonania lub obowiązki właśnie wykonywane.

Na liście nie znajdziemy wiadomości i zadań oznaczonych statusem zamykającym, czyli takim, który oznajmia, że w danym zagadnieniu już nic nie będziemy wykonywać.
Administrator konta ustala które statusy, maili i zadań, odpowiadają za takie zachowanie. 


Nieprzeczytane


W zakładce "Nieprzeczytane" znajdują się wszystkie treści, które do nas trafiły i których jeszcze nie "otworzyliśmy", a tym samym nie zapoznaliśmy się z ich treścią.  Te same informacje w zakładce Inbox oznaczone są pogrubioną czcionką. Tutaj mamy te informacje zebrane razem. 

Jeśli otworzymy jakąś wiadomość, znika z tej zakładki. Oczywiście nadal jest dostępna na ogólnej liście w Inbox.

Foldery


Listy wiadomości znajdujące się w poszczególnych folderach, to uporządkowane maile i zadania. Każda firma posiada własne procedury oraz zwyczaje, dlatego w Sugesterze nie narzucamy sztywnego podziału treści. 
Dzięki folderom można w łatwy sposób uporządkować zgłoszenia na wolne stanowiska pracy, oferty czy reklamacje.

Administrator konta ma możliwość tworzenia folderów dla całej organizacji oraz ich konfiguracji. Użytkownicy również mają możliwość tworzenia własnych folderów.

Oczywiście dzięki opcjom zawartym w Inboxie możemy masowo przypisywać dane wiadomości do danego folderu, co znacznie ułatwia pracę.

Oczekujące

Na liście "Oczekujących" znajdują się wszystkie maile, o których musimy pamiętać i zadania, które musimy wykonać za kilka dni, lub w określonym dniu. Taki podział treści pomaga nam wyjąć z "worka" dzisiejszych obowiązków, te o których powinniśmy przypomnieć sobie dopiero za kilka dni. Dzięki tej sekcji nasz Inbox jest bardziej czytelny. 

Aby do oczekujących trafiła dana wiadomość musimy ją oznaczyć "przypomnieniem."

Chcąc wykonać, zaplanowane zadanie, innego dnia, musimy je przełożyć na kilka dni lub ustawić kolejną datę wykonania.


Wysłane

W tej części systemu, tak jak w klasycznej poczcie mamy wiadomości wysłane.  Wiadomości te możemy przeglądać w kontekście wyłącznie swoich wysłanych maili używając zakładki "Twoje wysłane" lub przeglądając wszystkie wysłane maile za pośrednictwem zakładki "Wszystkie wysłane."

Musimy pamiętać, że "Wszystkie wysłane" wiadomości odnoszą się do naszego zakresu uprawnień. Lista wiadomości zawiera wszystkie wiadomości, do których mamy dostęp.
Jeśli nie widzimy jakiejś wiadomości, to musimy się liczyć z sytuacją, że nie posiadamy dostępu do te wiadomości.

Do przydzielenia

Ten kawałek Inboxa sprawdza się jako miejsce zbiorcze dla wiadomości oraz zadań, które są obsługiwane przez cały zespół. Sugester jako system do zarządzania kontaktem z klientami oraz różnego typu zadaniami potrzebował miejsca, w którym umieści maile i czynności do wykonania bez precyzowania który pracownik ma je wykonać. 
Dzięki temu pracownicy po wykonaniu własnych obowiązków mogą obsłużyć nowe zgłoszenia.

Przykładem mogą być maile reklamacyjne, które nie są precyzowane personalnie, ale są przesyłane na ogólny adres mailowy. Kierownik sprawdzając otrzymane wiadomości może przydzielić odpowiednią pulę zadań do danej osoby. 
 

Masowe działania


Sugester posiada zabezpieczenie przed masowym "zamknięciem/rozwiązaniem" maili oznaczonych priorytetem. Wiadomości posiadające "zakolorowaną gwiazdkę" nie mogą być masowo rozwiązane.
Najpierw należy oznaczyć wiadomość szarą gwiazdką, która oznacza zdjęcie priorytetu. 

Podgląd wiadomości bez konieczności przechodzenia do pełnego widoku


Otrzymując wiele wiadomości musimy określić ich wagę oraz czas reakcji. Dzięki opcji podglądu wiadomości bez konieczności wchodzenia do jej pełnej treści możemy szybko przesortować otrzymane maile. Ta mała niepozorna funkcja skraca znacząco czas weryfikacji zgłoszeń. 



 


Powrót


Dodaj komentarz