Zaawansowana konfiguracja formularzy (mapowanie)

Utworzono: 2017-01-13
Ostatnia aktualizacja: 2019-07-19

Liczba odwiedzin posta: 1623

Formularze mogą zbierać dowolne dane. W zależności od Twoich potrzeb, możesz je udostępnić użytkownikom, by gromadzić np. dane rejestracyjne, zgłoszenia usterek czy zapisy na szkolenia. Dzięki formularzom, nie tylko masz dostęp do interesujących Cię danych; Sugester z przekazanych odpowiedzi z formularza może też stworzyć automatycznie nowe zadanie, dodać nowego klienta w CRMie lub wysłać mail.

W tym artykule znajdziesz:
  • co to jest mapowanie na email i jak z niego korzystać
  • jak działa mapowanie na zadanie i kiedy go użyć
  • po co jest mapowanie na klienta i w jakim przypadku najlepiej się sprawdzi
  • jak wypełniony formularz przypisać automatycznie do wybranego projektu lub kategorii
 

 Mapowanie na email


Jeśli chcesz, aby po wypełnieniu formularza przychodził do Sugestera mail z wynikami, na który będziesz mógł odpowiedzieć klientowi, ustaw mapowanie na mail.

Aby to zrobić:
  • z listy formularzy wybierz ten, który chcesz zmienić
  • w formularzu rozwiń Więcej opcji i w polu Sposób mapowania wybierz opcję Email




 
  • w polu Skrzynka w systemie, na którą ma zostać wysłana wiadomość wybierz adres skrzynki, na którą będą przychodzić maile z wynikami formularza




Do Sugestera przyjdzie mail z wynikami formularza. Tytułem maila będzie treść z pierwszego pola w formularzu i będzie wyglądał podobnie do tego poniżej:



Po wejściu w mail, zobaczysz w jego treści pytania i odpowiedzi z formularza




Odpowiedź na wiadomość trafi bezpośrednio na mail, podany przez klienta w formularzu.

Ważne: Tworząc formularz pamiętaj, aby ustawić w jednym z pól (w którym klient będzie podawał swój adres mailowy) Pole zgłoszenia jako E-mail


 


Mapowanie na zadanie


Jeśli po wypełnieniu formularza chcesz otrzymywać w Sugesterze zadanie - skorzystaj z tej opcji. Mapowanie na zadanie możesz wykorzystać, jeśli udostępniasz na swojej stronie formularz do zgłaszania np. błędów Twojej aplikacji lub tworzenia zamówień. Dzięki takim ustawieniom, za każdym razem kiedy klient wypełni na Twojej stronie określony formularz, w Sugesterze pojawi się nowe zadanie, które w treści będzie zawierało informacje, jakie klient zawarł w formularzu. W konfiguracji możesz też ustawić do kogo ma być przypisane takie zadanie, jaki jest jego priorytet czy w jakim dziale powinno się pojawić.

Aby ustawić mapowanie na zadanie, w polu Sposób mapowania wybierz Zadanie


Jeśli nie ustawisz inaczej we właściwościach pól w formularzu, domyślnie każde zadanie, które zostanie stworzone z formularza, pojawi się w folderze Do przydzielenia.

Ważne: W tytule zadania pojawi się informacja wpisana przez klienta w pierwszym polu formularza



W treści zadania otrzymasz nazwy pól wraz z wpisanymi przez klienta danymi:



Przy tworzeniu formularza możesz zdecydować, które pola będą odpowiadały poszczególnym informacjom w zadaniu. Wystarczy, że po dodaniu każdego kolejnego pola w formularzu w oknie Właściwości pola (wyświetlane po prawej stronie) przypiszesz odpowiednie Pole zgłoszenia.

Do dyspozycji masz następujące Pola zgłoszenia, które możesz przypisać do konkretnych pól w stworzonym przez Ciebie formularzu:

Tytuł - informacje z tego pola w formularzu będą się wyświetlały jako tytuł zadania
Treść - informacje z tego pola w formularzu będą się wyświetlały jako treść zadania
Priorytet - określany cyframi od 1 do 6, gdzie 6 oznacza najwyższy priorytet. W zadaniu cyfrze odpowiada określony kolor gwiazdki (od białej do czerwonej)
Kategoria - informacje z tego pola w formularzu zostaną zapisane w polu Kategoria w zadaniu
Projekt - wyświetlana lista aktywnych projektów; po wybraniu jednego z nich stworzone zadanie zostanie przypisane do tego projektu
Tagi - informacje z tego pola w formularzu zostaną zamienione na tag do zadania
Przydzielone do - zawsze dla pola wyboru, możesz wpisać użytkowników obsługujących zadania w Twojej firmie. Po wybraniu nazwy jednego z użytkowników, do tego właśnie usera zostanie przypisane zadanie w Sugesterze i to u niego pojawi się w inboxie. 
Klient - po wpisaniu w to pole adresu email klienta, którego wypełniony formularz dotyczy, zadanie automatycznie przypisze się do tego klienta w Sugesterze i będzie widoczne na jego karcie, pod warunkiem, że ten klient istnieje już w CRMie
Sprint Scrums - wyświetlana lista aktywnych sprintów; po wybraniu jednego z nich stworzone zadanie zostanie przypisane do tego sprintu


Mapowanie na klienta


Jeśli chcesz, aby po wypełnieniu formularza w programie tworzył się nowy Klient - jest to możliwe.
Wystarczy, że w polu Sposób mapowania w konfiguracji danego formularza wybierzesz opcję Klient.
Jeśli dane wrażliwe mają być na karcie klienta ukryte - zaznacz checkbox Dane wrażliwe (więcej na ten temat znajdziesz w artykule Dane wrażliwe na karcie klienta).




Dodatkowo możesz zdecydować, które informacje z formularza mają być zapisane na karcie klienta. 
Wystarczy polom, które dodasz do formularza przyporządkować Pole zgłoszenia (w tym miejscu znajdziesz spis pól, jakie znajdują się na karcie Klienta).





Informacje, do których nie przydzielisz pola zgłoszenia nie znikną - będą cały czas dostępne w wynikach formularza.

Jeśli w swoim formularzu dodajesz pole Adres email i chcesz, by system sprawdzał poprawność wprowadzonego adresu, wybierz przy tym polu w szarym okienku Właściwości pola Walidacja>Email.





Dzięki temu przy wypełnianiu formularza system będzie sprawdzał poprawność formatu adresu email. W przypadku błędnego podania adresu, wypełniający formularz zobaczy komunikat jak poniżej:





Ważne:  jeśli chcesz do formularza dodać pola, które nie ma odpowiedników na karcie klienta, najpierw musisz je dodać jako pola własne do karty klienta.
 

Wybór projektu/sprintu/kategorii/użytkownika, do którego ma zostać przypisany wynik z formularza


Przy mapowaniu na zadanie, możesz dać osobie wypełniającej formularz (czy to Twojemu klientowi, czy pracownikowi) możliwość przypisania wyników formularza do konkretnego projektu, sprintu lub użytkownika. To rozwiązanie możesz wykorzystać jeśli udostępniasz swój formularz dużemu klientowi, dla którego prowadzisz kilka projektów jednocześnie, albo gdy Twoi pracownicy za pomocą przygotowanego formularza zgłaszają sugestie dotyczące rozwoju firmy lub błędy w działaniu systemu. Podobnie jest z kategorią. Jeżeli za pomocą formularza Twoi klienci zgłaszają uwagi/usterki, możesz podzielić je na kategorie i dać klientom wybór czy chcą zgłosić błąd dotyczący działania systemu, wyświetlania aplikacji czy problemów z wersją mobilną. Dzięki kategoriom zachowasz porządek w swoich zgłoszeniach.

Jeśli chcesz dodać do formularza opcję wyboru projektu, podprojektu, kategorii lub grupy w szarym okienku Właściwości pola, w miejscu Opcje należy wpisać odpowiednio:

{{categories}}
{{projects}}
{{subprojects}}
{{groups}}
{{project_sprints}}

Funkcja dostępna jest dla pola typu Pole wyboru i jego ustawienia powinny wyglądać jak te poniżej:




Możesz też wpisać konkretne kategorie ręcznie, wypełniając listę wyboru wstawiając w kolejnych liniach dane rozdzielone znakiem  "|" np:
*1 | kategoria pierwsza
*2 | kategoria druga

Widać to na poniższym zrzucie ekranu:



* 1 i 2 - w tym miejscu wpisujemy ID danej kategorii, która ma pojawić się do wyboru. Żeby skopiować ID, wystarczy wejść w Ustawienia > Ustawienia konta > Kategorie > Kategorie zadań > dana kategoria. ID jest widoczne w pasku adresu i wygląda w ten sposób:

http://NAZWAKONTA.sugester.pl/app/categories/13204/edit


Analogicznie postępuj w przypadku Użytkownika. Jeśli chcesz, by w jednym z Twoich pól w formularzu wyświetlała się lista Twoich pracowników, wpisz kolejno w wierszach ID użytkownika i jego nazwę rozdzielone znakiem "|"


 



Powrót


Dodaj komentarz